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Technische Dokumentation
Das sollten sie wissen
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Unvollständige Maschine oder auswechselbare Ausrüstung? Welche Dokumente benötige ich?
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Was ist der Unterschied zwischen Technischer Dokumentation und Betriebsanleitung?
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Wie lange muss ich die Technische Dokumentation für mein Produkt aufbewahren?
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In welcher Sprache muss meine Technische Dokumentation verfasst sein?
Eine Auswahl an Dokumenten zum Download finden Sie hier.
Um ein Produkt auf dem europäischen Markt in Verkehr zu bringen, stehen Sie als Hersteller in der Pflicht, dessen Sicherheit nachzuweisen.
Dazu gehört auch eine normgerechte Technische Dokumentation.
Die europäische Maschinenrichtlinie setzt den Wert einer professionell ausgearbeiteten Technischen Dokumentation dem des zugehörigen Produkts gleich; ein Produkt mit einer unzureichenden Dokumentation wird als nicht sicher eingestuft und darf damit nicht in Verkehr gebracht werden.
Nehmen Sie gern Kontakt zu mir auf, wenn Sie sich vor der Aufgabe sehen, für Ihr Produkt eine normgerechte technische Dokumentation [gern auch einzelne Dokumente] zu erstellen bzw. wenn Sie Ihre bestehenden Unterlagen anhand aktuell geltender Regelwerke überprüfen und optimieren lassen möchten.*
* Mit Auftragserteilung akzeptiert der Auftraggeber die AGB der Firma P.ost S.kriptum.
Was ist eine Technische Dokumentation?
Konkret umfasst die Technische Dokumentation eines Produktes alle Unterlagen, die zu seiner Beschreibung notwendig sind: Übersichtszeichnungen, Layout, Risikobeurteilung, Bedienungsanleitung, Nutzerprofil, Schalt-, Wartungs- und Montagepläne, Zertifikate, Normenauflistung, Angaben zur Lärmbelastung, CE-Kennzeichnung nach Konformitätsbewertungsverfahren …
Die Technische Dokumentation wird nach vorgegebenen Strukturen erstellt. Grundlage hierfür sind länderinterne und länderübergreifende Richtlinien und Verordnungen, wie zum Beispiel die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, welche im Januar 2027 die derzeit geltende europäische Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ablöst. Der Wert einer normgerechten Dokumentation ist so hoch einzustufen, dass eine unzureichende Beschreibung relevanter Inhalte bezüglich Ihres Produkts, insbesondere hinsichtlich bestehender Restgefahren, zum Aussetzen ganzer Produktionsketten führen kann. Hier kann der monetäre Schaden durch Wartezeiten und Vertragsstrafen leicht fünfstellige Beträge erreichen.
Warum muss eine Technische Dokumentation erstellt werden?
Die Erstellung der Technischen Dokumentation für Ihr Produkt ist gemäß der geltenden Maschinenrichtlinie, aber auch anderer EU-übergreifender Regularien, wie der EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR), dem Produkthaftungsgesetz sowie zahlreicher weiterer Richtlinien, wie z. B. der Niederspannungsrichtlinie (2014/35/EU), verpflichtend. Ohne die zugehörige Technische Dokumentation darf innerhalb der EU kein Produkt in den Verkehr gebracht werden.
Eine nicht normenkonforme oder unvollständige Technische Dokumentation kann zum Stoppen der Produktionslinie führen, da damit die Vermutung besteht, dass es sich um ein nicht sicheres Produkt handelt.
Neben diesem rechtlichen Aspekt hat die Technische Dokumentation aber auch einen hohen Informationsgehalt für jede mit dem Produkt in Berührung kommende Zielgruppe (siehe Abschnitt „Was gehört in eine Technische Dokumentation?“)
Unvollständige Maschine oder auswechselbare Ausrüstung? Welche Unterlagen benötige ich?
Zunächst einmal ist eine unvollständige Maschine dazu bestimmt, in eine Maschine eingebaut zu werden, um mit ihr gemeinsam eine neue Maschine zu bilden. Sie ist nicht dazu vorgesehen, gegen ein anderes Teil ausgetauscht zu werden.
Ein Motor wäre ein Beispiel für eine unvollständige Maschine. Im Rahmen des Konformitätsbewertungsverfahrens wird für die unvollständige Maschine eine Risikobeurteilung, eine Montageanleitung und eine Einbauerklärung erstellt. Unvollständige Maschinen erhalten kein CE-Kennzeichen!
Eine auswechselbare Ausrüstung hingegen wird an eine bereits in Verkehr gebrachte Maschine montiert, um deren Funktion zu erweitern oder zu verändern. Sie kann entsprechend ihrer Bezeichnung ausgewechselt werden, wenn eine andere Funktion der Basismaschine gewünscht ist.
Ein Beispiel hierfür ist der Heuwender an einem Traktor. Für das Konformitätsbewertungsverfahren wird eine Risikobeurteilung, eine Betriebsanleitung und eine EG-Konformitätserklärung angefertigt. Auswechselbare Ausrüstungen erhalten mit Abschluss des Konformitätsbewertungsverfahrens ein CE-Kennzeichen.
Was unterscheidet die Betriebsanleitung von einer Technischen Dokumentation?
Die Betriebsanleitung ist Teil der Technischen Dokumentation. Ihr kann jede Person, die Ihr Produkt handhabt, die nötigen Informationen über den sicheren Gebrauch des Produkts, die bestimmungsgemäße Verwendung, vorhersehbare Fehlanwendungen sowie bestehende Restgefahren und deren Abwendung, die Funktionsweise und den Aufbau, Hinweise zur Wartung und Reinigung, zur Fehlersuche und Störungsbeseitigung, Garantieversprechen des Herstellers, Entsorgungshinweise sowie die vollständigen Herstellerangaben mit einer Kontaktmöglichkeit entnehmen.
Im Downloadbereich finden Sie eine Musterbetriebsanleitung.
Wie lange muss ich die Technische Dokumentation für mein Produkt aufbewahren?
Die Unterlagen sind vom Tag der Herstellung an zehn Jahre aufzubewahren und auf Verlangen einer zuständigen Behörde vorzuweisen.
In welcher Sprache muss die Technische Dokumentation für mein Produkt verfasst sein?
Die Technische Dokumentation ist in einer der Amtssprachen der EU zu verfassen, in der Regel also innerhalb der EU in der Sprache des Hersteller- bzw. Ziellandes. Teil der Technischen Dokumentation ist die Betriebsanleitung. Laut Maschinenrichtlinie muss dem Produkt die Betriebsanleitung in der Amtssprache des Ziellandes beiliegen, in dem das Produkt in den Verkehr gebracht wird. Ist dazu eine Übersetzung nötig, muss zusätzlich die Originalbetriebsanleitung in der Sprache des Herstellerlandes beiliegen.
Teil der Betriebsanleitung ist die Festlegung der Zielgruppen für die unterschiedlichen Lebensphasen der Maschine. Darauf wird auch bei der Sprachwahl für bestimmte Dokumente zurückgegriffen:
Bei Montageanleitungen für unvollständige Maschinen genügt es zum Beispiel, eine Sprache zu wählen, auf die sich Hersteller der übergeordneten Maschine und der Hersteller der unvollständigen Maschine geeinigt haben. Wartungshandbücher sind in der Sprache der Monteure abzufassen, durch welche die Wartung vollzogen wird.